CTTĐT - Mô hình "kỳ họp không giấy” được Thường trực HĐND tỉnh triển khai từ Kỳ họp thứ 14, các đại biểu tham dự kỳ họp được trang bị máy tính bảng để sử dụng nghiên cứu tài liệu và thông qua các nghị quyết của kỳ họp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kỳ họp, nhất là trước diễn biến tình hình dịch bệnh Covid -19, HĐND đã linh hoạt chuyển sang tổ chức kỳ họp chuyên đề bằng hình thức trực tuyến để kịp thời ban hành các chính sách hỗ trợ ứng phó với dịch bệnh Covid - 19 và quyết định một số vấn đề quan trọng, cấp bách của tỉnh.
Đại biểu HĐND tỉnh thực hiện biểu quyết thông qua Nghị quyết Kỳ họp tại một cuộc họp ứng dụng “Phòng họp không giấy tờ”
Phần mềm hỗ trợ kỳ họp được xây dựng với ngôn ngữ lập trình Net Framework, cơ sở dữ liệu MSSql Server 2019 64bit, là ngôn ngữ lập trình hiện đại và thông dụng nhất hiện nay, có khả năng tùy biến linh hoạt theo yêu cầu của người sử dung phù hợp với xu thế chung trên thế giới trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay... nhằm cung cấp các thông tin, trợ giúp cho các Đại biểu trong Kỳ họp UBND. Phần mềm được thiết kế hoạt động trên điện thoại iPhone, máy tính bảng iPad và điện thoại sử dụng hệ điều hành Android.
Bằng giải pháp này, tại mỗi cuộc họp đại biểu được trang bị một chiếc iPad được cài đặt trên các thiết bị sử dụng hệ điều hành iOS và Android. Trên ứng dụng này tích hợp đầy đủ văn kiện tài liệu, chương trình, danh sách đại biểu, các tài liệu liên quan... Trong mỗi mục, tài liệu được sắp xếp rõ ràng, khoa học, dễ sử dụng. Hệ thống được thiết kế có tính năng bảo mật tài liệu cao.
“Phòng họp không giấy tờ” với các tính năng nổi trội như: Giao diện thân thiện, khoa học, dễ sử dụng, tương thích với nhiều loại thiết bị như PC, LAP TOP, Smart Phone. Phần mềm đã được thiết kế APP trên mạng internet nên chỉ cần cài ứng dụng là có thể sử dụng được. Chi phí thấp, khả năng ứng dụng cao có thể triển khai rộng rãi trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Được đóng gói và bàn giao phần mềm nên cán bộ, chuyên viên Văn phòng có thể tự quản lý, phục vụ các kỳ họp, không phụ thuộc vào đơn vị cung cấp. Ngoài ra không phải mất chi phí dịch vụ hàng tháng cho nhà cung cấp. Thiết kế linh hoạt, mở, đa dạng về mô hình triển khai và vận hành hệ thống; dễ dàng thay đổi, đóng, mở các ứng dụng, các tính năng theo yêu cầu của người dùng. Bảo mật cao với mức độ bảo mật 2 lớp, đạt mức độ an toàn cao.
Phần mềm được cung cấp với các chức năng về Lịch họp; Văn kiện tài liệu kỳ họp; Chương trình họp; Thông tin phục vụ họp; Cung cấp tính năng Điểm danh và Biểu quyết điện tử; Cung cấp tính năng quản lý cuộc họp cho Ban Tổ chức: Tạo cuộc họp; Tạo/gửi giấy mời họp; Quản lý thành phần tham dự phiên họp (đại biểu chính thức, khách mời, chuyên viên, các bộ phận phục vụ tuyên truyền (nếu có)) giúp Ban Tổ chức quản lý được thành phần có mặt, vắng mặt, thành viên được ủy quyền tham dự; Quản lý nội dung chương trình, trình tự phiên họp, thứ tự người thảo luận, người trình bày, tài liệu kèm theo của từng nội dung; Cung cấp thông tin về các thông báo từ UBND; Cung cấp thông tin Tổng hợp báo chí cho Đại Biểu: Sự kiện, Trong nước, Sự kiện Quốc Tế, Tin tức địa phương. Đặc biệt phần mềm đã cung cấp công cụ “bóc băng” cho phép ghi âm các ý kiến thảo luận của đại biểu, ý kiến kết luận của Chủ tọa. Phần mềm cho phép chuyển từ định dạng âm thanh chuyển sang dạng văn bản text với ít lỗi nhất, do đó các ý kiến thảo luận và ý kiến kết luận được ghi lại một cách đầy đủ, chính xác. Tránh được việc bỏ sót, thiếu ý khi tổng hợp và ban hành thông báo kết luận. Đây là tính năng vượt trội của “Phần mềm hỗ trợ kỳ họp” qua quá trình thử nghiệm sáng kiến các đại biểu đều đánh giá cao về hiệu quả và chất lượng.
Để tạo thuận lợi nhất cho các đại biểu, mỗi mục hiển thị trên phần mềm đều được tối ưu hóa phù hợp với yêu cầu của người dùng. Cụ thể như mục “Lịch họp” đã hiển thị thông tin tổng hợp lịch họp của Đại biểu, mặc định hiển thị các lịch họp trong tuần của Đại biểu. Cho phép thống kê lịch họp theo các điều kiện: Nội dung, Thời gian, Phòng ban, Đại biểu; Mục “Tài liệu họp” cung cấp các tài liệu của kỳ họp, được chia thành các tiểu mục, bấm vào mỗi tiểu mục sẽ ra danh sách các tài liệu, bấm vào từng tài liệu để đọc hoặc nghe đọc tài liệu bằng giọng nói. Đại biểu có thể góp ý, ghi chú, đánh dấu, chia sẻ nội dung tài liệu. Ngoài ra phần mềm còn có tính năng góp ý, nếu Đại biểu có nội dung góp ý, chỉnh sửa, bổ sung thì nhập nội dung góp ý cho Tài liệu và bấm Gửi. Phần mềm còn có tính năng ghi chú (Đại biểu cần ghi chú đoạn tài liệu chỉ cần nhập nội dung muốn ghi chú và bấm biểu tượng để lưu lại thay đổi). Tính năng ghi chú cũng cho phép ghi bằng bút cảm ứng. Tính năng đánh dấu văn bản (Đại biểu chỉ cần bôi đoạn văn bản muốn đánh dấu, bấm biểu tượng để lưu lại đoạn đã đánh dấu). Tính năng in, chia sẻ tài liệu (Bấm vào biểu tượng để chọn chia sẻ hoặc in tài liệu).
Đặc biệt, sau thời gian áp dụng thử nghiệm các cuộc họp HĐND đã bổ sung mục “Biểu quyết, lấy ý kiến” thay vì giơ tay để biểu quyết như các năm trước thì tại kỳ họp đó, các đại biểu biểu quyết trực tuyến bằng cách bấm nút "đồng ý" hoặc "không đồng ý", hoặc bỏ phiếu trắng ngay trên màn hình laptop. Đồng thời, đại biểu cũng có thể đăng ký thảo luận, đăng ký chất vấn...
Việc đổi mới bằng kỳ họp "không giấy tờ" đã mang lại hiệu quả rõ rệt trong công tác chuẩn bị trước, trong và sau các kỳ họp, nhất là họp HĐND. Trước đây, mỗi lần họp HĐND, cán bộ văn thư lưu trữ văn phòng mất cả tuần để photocopy, đóng gói, vận chuyển tài liệu kỳ họp với những tập dày cộp nặng tới vài kilogam, các đại biểu sử dụng rất bất tiện. Triển khai “phòng họp không giấy tờ”, tất cả tài liệu gửi cho đại biểu đều được gửi bằng bản mềm qua tin nhắn trước vài ngày nên các đại biểu có nhiều thời gian nghiên cứu. Đồng thời, toàn bộ tài liệu phục vụ kỳ họp được hệ thống hóa trong ipad. Mỗi đại biểu sẽ sử dụng tài khoản riêng để truy cập tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện. Nhờ vậy, đã giảm thời gian trình bày các báo cáo tại hội trường; sắp xếp hợp lý nội dung, chương trình của các phiên họp; dành nhiều thời gian cho hoạt động chất vấn và trả lời chất vấn, thảo luận tại hội trường, thảo luận tại tổ; tổ chức chất vấn theo nhóm vấn đề, kết hợp chất vấn, t